英語のビジネスメールを送るときに使える英会話フレーズ

英語でビジネスメールを送ろう!

ビジネスシーンにおいて会ったこともない初めての相手に英語でメールを送る時迷ってしまった、なんて経験ないですか?
どうやってメールを書き始めるのがベストなのでしょうか?
今回はそんな時に役立つ英語表現を動画と一緒に紹介します!

~ビジネスメールに役立つ英語表現 ~ まずは動画をチェック!

英語でメールを送れるようになろう!〜毎日の英会話動画〜
『初めて英語でメールするときの表現』

初めて送る相手へのビジネスメール、
どう始めたらいいだろう?

宛名にDearをつけた後、本題に入る前に
▶ How are you doing?
:お元気ですか?
などの挨拶をつけるとgood!

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インプットとアウトプットのバランスが大切です????
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フラミンゴさんの投稿 2017年2月9日


動画で紹介されていたポイントを大きく2つに分けておさらいしていきましょう。

① 宛名について

英語のビジネスメールの書き出しは“Dear ○○”と相手の名前をいれて始めればOK!
”Dear” には受け取る相手に対する敬意も含まれるので、ビジネスなどのフォーマルなシーンで使用するメールにはぴったりのフレーズです。
今回は初めての相手に送る設定なので、この場合 ”Dear 相手のラストネーム“ と入れることになります。
逆に親しい知人や友人に送る際の宛名は、 “Dear ファーストネーム” や”Dear”を省いていきなり名前で始めるのが一般的です。

  • 相手が男性の場合
  • “Dear Mr.ラストネーム”

  • 相手が女性の場合
  • “Dear Ms.ラストネーム”

    ※女性の場合「Ms. 」のほかに、未婚女性に使用する「Miss.」や既婚の女性へ対して使用する「 Mrs.」という呼び方も存在します。
    しかし間違って使用して相手に不快感を与えるよりも単に「Ms.」と使う方が一番安全ですね。

    ・相手の名前がわからないとき
    この場合、相手の就いている役職名または担当部署名を代わりに記載します。
    Ex) Dear Customer Service,

    ・相手の名前や部署、役職名もわからないとき
    「関係者殿」の意味をあらわす表現を使用しましょう。
    Ex) To whom it may concern,

    ※ビジネスメールでは意外と宛名を明確に記載することが重要なポイントになってきます。

    ② 宛名の後の文章

    宛名の後に簡単なカジュアルな挨拶を一言入れることで、いきなり本題に入るよりも印象がグッと良くなりますね!
    “How are you doing?” のほかにも様々な表現があるので自分の状況にあったベストな挨拶を入れて実践してみましょう。

    • 一度やり取りをしたことのある相手⇒お礼の文章
    • 返事が遅れてしまった場合⇒謝罪文
    • 面識のない相手⇒自分の簡単な自己紹介
    こういった具合に話を切り出していけばスムーズに本題につなげられますね!
    ただしここで注意しなければならないのが、あまりにも長々と挨拶を書き続けないこと。
    英語でのメールは簡潔に要件を述べることが基本となります。
    結論を文章の頭に書くなどして全体的にシンプルな文面になるよう意識しましょう!

    ☆英語でビジネスメールを送る際に役立つ注意点☆

    • ネガティブな表現を避ける
    • ことばを省略しない
    • なるべく丁寧な表現を使用する
    • 文章は簡潔に!ダラダラ書かない!
    • 「結論→説明」の順に書く
    • メールそのものは淡々と、感謝は大げさに!
    • 結びの言葉も忘れずに!

     

    面識のない相手に初めてメールを送る際、最初の一通があなたの第一印象を決定するといっても過言ではないです。
    英語のビジネスメールでは、シンプルを意識しつつ丁寧に書くこも念頭においてみましょう!

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